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Living Diversity

いろんな文化ごちゃまぜのところが好きです。 ケアする人のケア&当事者研究、アロマ、タッチング、 多様性がいかされる場  ひとがどうやって元気を回復していくか? が関心ごとです からだほぐし、出張したり介護施設でお手伝いしたりしておりました。 *ダグダガイ(フィリピン式・竹の棒をつかった足のマッサージ)  いらないものそぎ落とされる感が強くておすすめです。 tomatonoheta89(@)gmail.com

説明会のつくりかた~会社・組織のサービスを学んでもらえるプレゼン機会をつくってみた準備・コツ・工夫ふりかえり~

会社・組織のサービスを学んでもらえる機会をつくってみた準備レシピ!

をまとめてみました。

 

パネルディスカッションをどう準備するか?の記事

 

パネルディスカッションの司会(モデレーター)についてふりかえってみたtips - Living Diversity

 

に、検索でたどりついてくださる方がけっこうが多いようで。

 

今回のは、自組織の業務内容(自社のサービス)を潜在的なおきゃくさまに説明する会のふりかえりです。

 

●どんな内容だったか?

自組織のサービス内容:法律相談、法制度や相談機関の紹介etc

を、社会福祉士さんの勉強会で説明させてもらえることに。

 

●開催経緯

知り合いの社会福祉士さんと仕事の話をしてたら、依頼してくださいました^^

 

●準備流れ

 

STEP1 需要確認をざっくりと

どんな役割・立ち位置の人が参加されるのか?

その人たちが知りたいことは何か?

 

STEP2 資料収集

過去に似たような需要を満たすための説明会等をした際の資料や、普段使っている説明資料、宣伝ツールなどを集める

自分が担当したことがなくても、

・先輩がつくられたもの

・同じ組織の別の担当部署や支部が作ったもの

・同業他社のものがぐぐったらでてこないか

などチェック

 

STEP3 打ち合わせ

2で集めた資料をみてもらいつつ、イメージを深める

ゼロベースより過去事例があるとたたき台になってやりやすい

分からない点を質問してもらう

 

STEP4 プレゼン資料準備

ぱわぽをつくりました。

tips(全部は出来なかったからあとでこうすればよかったと思った点も含め)

・1枚、簡単でいいので自己紹介を入れる。:アイスブレイク、親近感up

・これから紹介・説明することについて、知ってましたか?と尋ねるスライドを入れる

 利用したことある、知っていた、名前だけ聞いたことある、ぜんぜん知らない、など

 挙手してもらうとプチ双方向感がでる。さらに、自分(スピーカー)もどの程度詳しく話すか、どこを簡略化して省くか、のめやすになる。

・まず組織の理念や設立背景からお話しする。

 聴いてくれている人がここに共感してもらえたら、今後が楽しみ~になる♪

・字を大きめに!印刷して渡すから大丈夫って思ってたけど、手元暗くなるやん・・・

・質問タイムは最後にまとめるのもありだけど、説明内容に対して全然なじみのない初心者さん対象なら、トピックごとに区切って質問タイムをとってもよかったかも。長引いて後ろのほうの説明が押すかもしれませんが - -;

・統計資料、価格表など数字のまとめや一覧的なものは添付資料としてまとめてうしろにつける。

・20分おきくらい?にクイズ的なものをはさむ。

 いくらぐらいでしょう??とか、どんな利用例があるでしょう??guess!みたいなん。(テレビショッピングみたいやな・・・)

 聞いてるだけだと(私は)眠くなる。

 質問されると聴き手は頭つかう。

 説明する側(自分)も、「聴き手はこういうイメージなのか」、と自組織のサービスを、”利用する側目線”で捉えなおすことが出来る。

・具体的な事例、エピソードをもりこむ。

 ぜんぜん知らない人でもイメージできるような。

 事例は当日時間がなければ説明を省くことも出来るので、時間調整にも役立つ。

・聴き手に対して、自分が尋ねたい質問も考えておく。

 

STEP5

説明の練習。時間を計ってみて、全体のボリュームを調整。

 

STEP6

その説明会と全然関係ない友達とかに資料をみてもらいつつ説明させてもらって、わからないところを質問してもらう。→反映させる。

 

STEP7

資料を先方に送って、追加してほしいポイントなど希望を確認

 

STEP8

随時練習と修正!直前まで!

 

●ちなみにアンケートはどんなふうにしたかというと

ねらい①実際の利用につなげる

ねらい②説明会そのものの改善点をさぐる

 

*参考にした本

Amazon.co.jp: 「A4」1枚アンケートで利益を5倍にする方法―チラシ・DM・ホームページがスゴ腕営業マンに変わる!: 岡本 達彦: 本

あとは、むかし運営を手伝ったイベントのアンケートを参考にしました。

 

*質問項目は以下のとおり。「A4」1枚で収めたよ!

1.本日の参加前、●●(自分とこの組織名や商品名)についてご存知でしたか?

□ 知らなかった  □ 名前は聞いたことがあった  □ 内容も知っていた

□ その他(                               )

★後で思ったけど「使ったことがある」もいれといたらよかった

 

2.今回、なぜ参加されましたか? (参加される前にどんなことでお困りでしたか?)

:自由記述

 

3.上記の目的は満たされましたか? 10点満点とした場合、満足度は、何点ですか?

また、点数を高めるための提案をご記入ください。

:自由記述

 

4(1). 利用者やクライアントの方に、●●を紹介しようと思われましたか?

(今回の場合対象が社会福祉士さんで、直接自組織を利用されるというより、潜在的利用者をつないでくれる人だったので。通常であれば、買いたいと思ったか?利用したいと思ったか?でよいと思う)

   □ はい   □ いいえ

 

4(2). 4(1)で「はい」を選ばれた方:どのようなケースで紹介したいと思われましたか?

:自由記述

 

4(3). 4(1)で「いいえ」を選ばれた方:どのように改善されれば、紹介したいと思われますか?

:自由記述

★理由をお聞かせください、だとただマイナスな点を考えさせてしまうので、建設的な改善案をきくほうがいいとおもわれる。

 

5.今後参加してみたい内容や、その他ご感想等、ご自由にご記入ください。

:自由記述

 

6.差し支えなければ、ご所属、お名前、ご連絡先をお教えください。

:これは最後にもってくる。最初に書かせるとその後の質問項目を率直に書いてもらえる率が下がると思うので。

 

●今後の改善していきたとこ

思ったより聴衆がおとなしお静かだった><

のでもうちょい楽しい感じにできるといいなぁ。

関西できいていたプレゼン、なにかしら笑いがあったような。

みんなじょうずだものねぇ。

あと自分が聞く側のときちゃんとあいづちとか反応するだけで、話し手の気分だいぶ変わるよな、ということを改めて思い出しました。傾聴トレーニングみたいな振り返りになりましたが。大学の先生とかたくさんの眠り人の前で(!?)強靭な精神力とおもうわ・・・

 

それではこのへんで。